Corporate governance en structuren

4.1. Gedragsregels inzake financiële transacties

4.1.1. Compliance officer

De ‘compliance officer’ is belast met het toezicht op de naleving van de regels inzake marktmisbruik die in het Charter vermeld staan.
Hij dient over voldoende jaren ervaring binnen de vennootschap te beschikken. Bij WDP is bestuurder-directeur Joost Uwents aangesteld als compliance officer.

4.1.2. Richtlijnen met betrekking tot transacties in aandelen van de vennootschap

De volgende richtlijnen gelden voor alle leden van de Raad van Bestuur, de leden van het uitvoerend management, alle personeelsleden van WDP Comm. VA en De Pauw NV en de medewerkers van de onafhankelijke vastgoedschatters die uit hoofde van hun functie beschikken over informatie waarvan zij weten of zouden moeten weten dat het voorkennis betreft. Onder ‘voorkennis’ wordt verstaan elke niet openbaar gemaakte informatie die nauwkeurig is en die rechtstreeks of onrechtstreeks betrekking heeft op een of meer emittenten van financiële instrumenten of op een of meer financiële instrumenten en die, indien ze openbaar zouden gemaakt worden, de koers van deze financiële instrumenten (of deze van daarvan afgeleide financiële instrumenten) aanzienlijk zouden kunnen beïnvloeden.
Voor de commissaris gelden de wettelijke bepalingen en de deontologische regels van het Instituut voor Bedrijfsrevisoren (IBR).

Deze richtlijnen gelden ook voor transacties in het kader van programma’s voor inkoop van eigen aandelen.

Meldingsplicht
WDP past zowel voor de zaakvoerder als voor de bestuurders van de zaakvoerder de bepalingen van artikel 25bis, §2 van de wet van 2 augustus 2002 betreffende het toezicht op de financiële sector en de financiële diensten toe met betrekking tot de melding van transacties door deze personen. Dit houdt in dat de personen met leidinggevende verantwoordelijkheid van WDP Comm. VA (de zaakvoerder en zijn vaste vertegenwoordiger), alsook de personen die nauw met hen gelieerd zijn (in de zin van artikel 2, 23° van voornoemde wet van 2 augustus 2002) en de bestuurders van De Pauw NV elke transactie voor eigen rekening, in effecten uitgegeven door WDP Comm. VA moeten melden aan de compliance officer (met mededeling van alle informatie die vereist is om de compliance officer in staat te stellen om voor rekening van deze personen de wettelijk verplichte melding aan de CBFA te doen). Dit dient te gebeuren in de loop van de werkdag die volgt op de werkdag waarop de transactie werd uitgevoerd.

De compliance officer zal elke melding zo snel mogelijk, en ten laatste binnen vijf werkdagen na uitvoering van de transactie, melden aan de CBFA. De compliance officer kan dergelijke meldingen echter uitstellen tot ten laatste 31 januari van het volgende kalenderjaar indien het totaalbedrag van de transacties die tijdens het lopende kalenderjaar door dezelfde persoon zijn uitgevoerd, onder de drempel van 5.000 EUR blijft. Bij overschrijding van deze drempel, meldt de compliance officer alle tot dan door dezelfde persoon verrichte transacties binnen vijf werkdagen na de uitvoering van de laatste transactie van deze persoon.

Dit systeem, waarbij de compliance officer de facto de melding verricht voor rekening van de betrokken personen, neemt geenszins weg dat de meldingsverplichting de jure uitsluitend bestaat in hoofde van de individuele meldingsplichtigen – namelijk de personen met leidinggevende verantwoordelijkheid en de personen die nauw met hen gelieerd zijn – en dat zij hiervoor verantwoordelijk blijven.

Bekendmaking van koersgevoelige informatie
De Raad van Bestuur verbindt zich ertoe koersgevoelige informatie zo snel en zo duidelijk mogelijk bekend te maken. Alle leden van de Raad van Bestuur, het uitvoerend management of het personeel die potentieel koersgevoelige informatie verkrijgen over WDP dienen de compliance officer hiervan op de hoogte te brengen.

Bestuurders verbinden zich ertoe het vertrouwelijk karakter van de koersgevoelige informatie te bewaren, en die onder geen enkele vorm te verspreiden of er kennis van te laten nemen, tenzij na voorafgaandelijke toestemming van de voorzitter van de Raad van Bestuur.

Verbod op misbruik van voorkennis
In dit verband werkt WDP overeenkomstig artikel 25, §1, 1° van de wet van 2 augustus 2002 betreffende het toezicht op de financiële sector en de financiële diensten.

Verbod op marktmanipulatie
WDP volgt de bepalingen van artikel 25, §1, 2° van de wet van 2 augustus 2002 betreffende het toezicht op de financiële sector en de financiële diensten.

Sperperiodes

Vanaf de zestiende werkdag na het einde van elk kwartaal, tot en met de dag van de bekendmaking van de resultaten over elk kwartaal (de zogenaamde ‘vaste sperperiode’), is het verboden aandelen of andere financiële instrumenten van de vennootschap te kopen of te verkopen. Ook het gedeeltelijk verkopen van aandelen voor de financiering van de uitoefenprijs of eventuele belastingen op de meerwaarde, is tijdens deze periodes verboden.

De compliance officer kan in uitzonderlijke gevallen afwijkingen van dit principe toestaan.
Hij kan ook occasionele sperperiodes afkondigen, op basis van belangrijke koersgevoelige informatie die bekend is bij de Raad van Bestuur en het uitvoerend management. Het moet hier gaan om informatie die publiek bekend dient gemaakt te worden.

Een dergelijke occasionele sperperiode vangt aan op het tijdstip waarop die informatie bekend wordt bij de Raad van Bestuur en het uitvoerend management. Zij duurt tot en met het tijdstip van de publieke bekendmaking.

De vaste en occasionele sperperiodes gelden voor de Raad van Bestuur, het uitvoerend management en alle personeelsleden van WDP.
De compliance officer zal bovendien telkens een lijst opstellen van alle bijkomende personen die voorkennis hebben gehad van de resultaten en/of de koersgevoelige occasionele informatie.

Te allen tijde verboden transacties
Speculatieve transacties op korte termijn zijn altijd verboden. Dit houdt in dat transacties in opties met een korte looptijd, ‘short selling’ en het indekken van opties toegekend in het kader van optieplannen, niet toegelaten zijn.

Te allen tijde toegelaten transacties, ook tijdens de sperperiodes

• Aan- en verkopen zijn ook tijdens de sperperiodes mogelijk, op voorwaarde dat de opdrachten buiten deze periodes werden doorgegeven. Aankoop- of verkoopopdrachten met limieten mogen tijdens sperperiodes niet gewijzigd worden.
• Het uitoefenen van opties toegekend in het kader van een aandelenoptieplan.
• Het verkopen van de aandelen verworven uit deze uitoefening blijft echter verboden.
• Het verwerven van aandelen in het kader van een dividenduitkering.
• Transacties in het kader van discretionair beheer van kapitalen uitbesteed aan derden.

Lees verder